Office Supervisor

Aufgaben

Serve als Hauptansprechpartner mit der Gebäudeverwaltung bezüglich Reinigung, Aufzügen, Sicherheit, Parken, Klimaanlage, Gebäudeaktualisierungen und Einhaltung von Vorschriften. Überwache Gebäudesysteme und allgemeine Wartung. Koordiniere regelmäßige und Notfallwartung mit der Gebäudeverwaltung. Unterstütze bei der Planung des Bürolayouts, der Optimierung des Raums, der Umzüge, der Zuweisung von Schreibtischen und der Büroerweiterungen. Verwalte Mitarbeiter-Zugangskarten und Sicherheitssysteme, um die Einhaltung von Sicherheits- und Sicherheitsprotokollen sicherzustellen. Unterstütze die Planung und Durchführung von Bürorenovierungen und Umbauprojekten. Hilfe bei der Vertragsdokumentation, Vertragsverlängerungen und Parkplatzzuweisungen, Kommunikation der Richtlinien an die Mitarbeiter. Teilnahme an arbeitsplatzbezogenen Projekten wie Upgrades und betrieblichen Verbesserungen, Verfolgung von Zeitplänen und Koordination von Beteiligten. Verwaltung des Büromöbel- und -geräteinventars, Organisation von Reparaturen nach Bedarf. Anordnung von kleineren Reparaturen und Handwerksleistungen, Überwachung der Fertigstellung und Qualität. Verwaltung der Bürodekoration, der Kunstwerke und des allgemeinen professionellen Erscheinungsbildes. Kontrolle und Organisation von Büromaterialien, Sicherstellung der Verfügbarkeit und der richtigen Inventarlevel. Überwachung und Kontrolle des Facilities-Budgets, Verfolgung von Ausgaben und Genehmigungen. Empfang von Lieferanten im Büro für Reparaturen, Wartung oder Installationen. Verwaltung von Rechnungen von Lieferanten und Auftragnehmern, Sicherstellung der rechtzeitigen Verarbeitung und Genauigkeit. Verhandlung von Verträgen, Preisen und Dienstleistungen mit Lieferanten und Auftragnehmern, um Kosten und Dienstleistungsqualität zu optimieren. Instandhaltung der Räumlichkeiten auf einem bestimmten Standard und Kommunikation mit den relevanten internen Bereichen. Unterstützung von Bankveranstaltungen, die von HR und Marketing organisiert werden, einschließlich der Koordination von Lieferanten, der Logistik und der Urlaubsarrangements. Dienst als Backup-Teammitglied innerhalb der Abteilung, um die Kontinuität der Betriebsabläufe sicherzustellen. Verfügbarkeit, um Vollzeit zu arbeiten und sich an die Geschäftsbedürfnisse anzupassen.

Anforderungen

• Starker Teamplayer mit der Fähigkeit, effektiv zu führen und zusammenzuarbeiten.
• Exzellente Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten.
• Fließendes Englisch ist obligatorisch; Portugiesisch ist ein Plus.

Wir bieten

• Vollzeitbeschäftigung.
• On-site-Arbeit.
• Stundenlohn: 36 USD pro Stunde.