Office Supervisor

Aufgaben

• Serve als Hauptansprechpartner für das Gebäudemanagement in Bezug auf Reinigung, Aufzüge, Sicherheit, Parken, Klimaanlagen, Gebäudeaktualisierungen und Einhaltung von Vorschriften.
• Überwache Gebäudesysteme und allgemeine Wartung.
• Koordiniere regelmäßige und Notfallwartungen mit dem Gebäudemanagement.
• Unterstütze die Planung des Bürolayouts, der Raumoptimierung, der Umzüge, der Schreibtischzuweisungen und der Büroerweiterungen.
• Verwalte Mitarbeiter-Zugangskarten und Sicherheitssysteme, um die Einhaltung von Sicherheits- und Sicherheitsprotokollen sicherzustellen.
• Unterstütze die Planung und Durchführung von Bürorenovierungen und Umbauprojekten.
• Unterstütze bei der Vertragsdokumentation, Vertragsverlängerungen und Parkplatzzuweisungen und kommuniziere Richtlinien an die Mitarbeiter.
• Nehmen Sie an arbeitsplatzbezogenen Projekten wie Upgrades und betrieblichen Verbesserungen teil, verfolgen Sie Zeitpläne und koordinieren Sie Interessengruppen.
• Verwalten Sie das Inventar von Büromöbeln und -geräten, organisieren Sie Reparaturen nach Bedarf.
• Organisieren Sie kleinere Reparaturen und Handwerksleistungen, überwachen Sie die Fertigstellung und Qualität.
• Verwalten Sie die Bürodekoration, die Kunstwerke und das allgemeine professionelle Erscheinungsbild.
• Steueren und organisieren Sie die Büromaterialien, um Verfügbarkeit und angemessene Lagerbestände sicherzustellen.
• Überwachen und kontrollieren Sie den Etat für die Einrichtungen, verfolgen Sie Ausgaben und Genehmigungen.
• Empfangen Sie Lieferanten im Büro für Reparaturen, Wartung oder Installationen.
• Verwalten Sie Rechnungen von Lieferanten und Auftragnehmern, um eine zeitnahe Verarbeitung und Genauigkeit sicherzustellen.
• Verhandeln Sie Verträge, Preise und Dienstleistungen mit Lieferanten und Auftragnehmern, um Kosten und Dienstleistungsqualität zu optimieren.
• Halten Sie die Räumlichkeiten auf einem bestimmten Standard und kommunizieren Sie mit den relevanten internen Bereichen.
• Unterstützen Sie Bankveranstaltungen, die von HR und Marketing organisiert werden, einschließlich der Koordination von Lieferanten, der Einrichtung von Logistik und der Urlaubsarrangements.
• Dienen Sie als Ersatzteammitglied innerhalb der Abteilung, um die Kontinuität der Betriebsabläufe sicherzustellen.

Anforderungen

• Verfügbarkeit, um Vollzeit zu arbeiten und sich an die Geschäftsbedürfnisse anzupassen.
• Starker Teamplayer mit der Fähigkeit, effektiv zu führen und zusammenzuarbeiten.
• Exzellente Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten.
• Fließendes Englisch ist erforderlich; Portugiesisch ist ein Plus.

Wir bieten

• Ein Stundenlohn von 36 USD pro Stunde.
• Ein Vollzeitjob.