Office Supervisor

Stellenbeschreibung

Job Details

• Job Category: Associate
• Requisition Number: OFFIC001898
• Rate: $36 USD per hour
• Standort: New York, NY 10022, USA

Aufgaben

• Hauptansprechpartner für das Gebäudemanagement bezüglich Reinigung, Aufzüge, Sicherheit, Parken, HVAC, Gebäudeupdates und Einhaltung von Vorschriften
• Überwachung von Gebäudesystemen und allgemeiner Instandhaltung
• Koordinierung von Routine- und Notfallinstandhaltungen mit dem Gebäudemanagement
• Unterstützung bei der Büroplanung, Raumoptimierung, Umzügen, Schreibtischzuteilungen und Büroerweiterungen
• Verwaltung von Mitarbeiterzugangskarten und Sicherheitssystemen, Sicherstellung der Einhaltung von Sicherheits- und Sicherheitsprotokollen
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Büroumbauten und -renovierungen
• Assistenz bei der Verwaltung von Mietverträgen, Verlängerungen und Parkplatzzuweisungen, Kommunikation von Richtlinien an Mitarbeiter
• Teilnahme an arbeitsplatzbezogenen Projekten wie Upgrades und betrieblichen Verbesserungen, Verfolgung von Zeitplänen und Koordination von Interessengruppen
• Verwaltung von Büroinventar und -ausstattung, Organisation von Reparaturen bei Bedarf
• Organisation von kleineren Reparaturen und Handwerkerdiensten, Überwachung von Fertigstellung und Qualität
• Instandhaltung von Bürodekor, Kunstwerken und allgemeinem professionellem Erscheinungsbild
• Kontrolle und Organisation von Büromaterial, Sicherstellung von Verfügbarkeit und ordnungsgemäßen Lagerbeständen
• Überwachung und Kontrolle des Facility-Budgets, Verfolgung von Ausgaben und Genehmigungen
• Empfang von Lieferanten im Büro für Reparaturen, Instandhaltung oder Installationen
• Verwaltung von Rechnungen von Lieferanten und Auftragnehmern, Sicherstellung von rechtzeitiger Bearbeitung und Genauigkeit
• Verhandlungen von Verträgen, Preisen und Dienstleistungen mit Lieferanten und Auftragnehmern zur Optimierung von Kosten und Servicequalität
• Instandhaltung der Räumlichkeiten auf Standardniveau und Kommunikation mit relevanten internen Bereichen
• Unterstützung bei bankbezogenen Veranstaltungen, die von HR und Marketing organisiert werden, einschließlich Lieferantenkoordination, Logistik und Feiertagsarrangements
• Verfügbarkeit, als Backup-Teammitglied innerhalb der Abteilung zu fungieren, um die Kontinuität des Betriebs sicherzustellen

Anforderungen

• Availability to work full-time and adapt to business needs
• Strong team player with the ability to lead and collaborate effectively
• Excellent communication and organizational skills
• English fluency is mandatory; Portuguese is a plus

Wir bieten

Sonstiges

• Equal Opportunity Employer