Operations Account Services Supervisor

Stellenbeschreibung

Job Details

• Job Category: AVP
• Full-Time
• Hybrid
• Florida

Aufgaben und Verantwortungen

• Überwachung und Koordination der täglichen Aktivitäten des Account Services-Teams, um Genauigkeit, Compliance und zeitnahe Verarbeitung sicherzustellen.
• Einholung notwendiger Genehmigungen gemäß den Verfahren und Richtlinien der Bank.
• Verwaltung mehrerer Aufgaben, einschließlich Kontoeröffnung, -wartung und -schließung, Kontosperre/-entsperre, Online-Zugriffsgewährung, Kreditkarten issuance, Verarbeitung und Verteilung von zurückgegebener Post, und Koordination von Massensendungen.
• Einhaltung von Service-Standards bei der Ausführung aller Anfragen.
• Überwachung von KPIs und Teamleistung, Coaching, Unterstützung und Schulung bei Bedarf.
• Funktion als Eskalationspunkt für komplexe oder außergewöhnliche Kontodienstleistungsszenarien.
• Entwurf und Analyse von Arbeitsabläufen, um kontinuierliche Verbesserungen und größere Effizienz zu implementieren.
• Entwicklung, Implementierung und Überwachung effektiver Berichterstellungstools, die von Datawarehouse erstellt wurden.
• Verwaltung und Erstellung verschiedener Berichte, einschließlich Steuerformulare (W8s), JIRA, fehlende Dokumentation, Gebührenausnahmen, zurückgegebene Post, Eignung und Backup-Withholding-Dateien.
• Überwachung des Teams für Genauigkeit bei der Hotline und Überprüfung von Diskrepanzberichten zwischen III B1IS (CDS Report Manager).
• Etablierung enger Partnerschaften mit anderen Bereichen der Bank, um die rechtzeitige und fehlerfreie Erfüllung von Verkaufs-/Kunden-bezogenen Transaktionen und Anfragen sicherzustellen.
• Entwicklung, Verwaltung und Pflege von Richtlinien und Verfahren, ordnungsgemäße Dokumentation in entsprechenden Foren.
• Führung des Departments bei der Einhaltung von Unternehmenswerten, soliden Personalmanagementpraktiken und HR-Richtlinien, Förderung hoher Leistung und Mitarbeitermotivation.
• Durchführung von Untersuchungen zur Bearbeitung von Anfragen interner und externer Kunden.
• Wartung und Unterstützung von Kernsystemen, Berichtssystemen, Datenaktualisierungen und Arbeitsabläufen bei Bedarf.
• Zusammenarbeit mit anderen Bereichen der Bank, um offene Dokumentationsprobleme zeitnah zu lösen.
• Unterstützung bei der Entwicklung neuer Systeme und Übergängen.
• Bearbeitung von Anfragen von Regulierungsbehörden, internen und externen Auditoren.
• Sicherstellung der Einhaltung von Anti-Geldwäsche- und Bankgeheimnis-Gesetzen, -regeln, -regulierungen und damit zusammenhängenden Itau-Richtlinien.
• Zusammenarbeit mit Compliance-, Rechts- und Risikomanagement-Teams, um die Übereinstimmung mit regulatorischen und internen Richtlinien sicherzustellen.
• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung von Kontoeröffnungsverfahren auf Effizienz und Compliance.
• Teilnahme an Systemverbesserungen und UAT im Zusammenhang mit Konto-Onboarding-Plattformen.
• Unterstützung und/oder Führung von Projekten, die auf die Verbesserung von Kontoeröffnungsprozessen, Digitalisierung und Kundenerfahrung ausgerichtet sind.
• Kreuzfunktionale Zusammenarbeit, um Anforderungen zu sammeln, Fortschritte zu verfolgen und die termingerechte Lieferung von Onboarding-bezogenen Projektmeilensteinen sicherzustellen.
• Beitrag zur Projektdokumentation, Prozesskartierung und Post-Implementierungsüberprüfung für kontinuierliche Verbesserung.
• Sicherstellung der Einhaltung von Audit- und Qualitätskontrollmaßnahmen, proaktive Beseitigung von Lücken.

Anforderungen

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in Kunden service, Operationen oder Private Client Relationship Management Support in einer Bank und/oder Broker-Dealer-Umgebung.
• 1-2 Jahre Erfahrung in einer Führungs- oder Team-/Projektleitungsrolle.
• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Feld.
• Series 99 erforderlich.
• Kenntnisse von BSA/AML/KYC, Bundes- und Landesbankregulierungen oder FATCA.
• Erfolgreiche Erfahrung in