Stellenangebot
Personal Assistant (London, UK)
Der Personal Assistant (m/w/d) unterstützt ein Team von Direktoren bei Alantra in London, übernimmt Aufgaben wie Terminverwaltung, Reiseorganisation und Dokumentenverwaltung und sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Büro. Der ideale Kandidat verfügt über Erfahrung als PA oder Teamassistent in der Finanz- oder Beratungsbranche und zeichnet sich durch Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeiten und Diskretion aus.
Stellenbeschreibung: Personal Assistant (London, UK)
Aufgaben
- Executive & Team Support:
- Seamless PA-Support für ein Team von Direktoren, einschließlich komplexer und sich ändernder Terminverwaltung
- Koordinierung von Meetings über verschiedene Zeitzonen hinweg, Sicherstellung, dass alle Logistik effizient gehandhabt wird
- Unterstützung des PA-Teams bei Ad-hoc-Anfragen von Junior-Fee-Earnern
- Travel & Expenses:
- Verwaltung umfangreicher Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Zügen, Hotels, Visen und Speise-/Besprechungslokale
- Verarbeitung monatlicher Ausgaben für das Team mit Concur, Sicherstellung zeitnaher und genauer Einreichungen
- Document & Presentation Support:
- Formatierung von Präsentationen und Dokumenten entsprechend der Unternehmens- oder Kundenmarke
- Schnelle Bearbeitung von Änderungen und Druckvorbereitungen mit Präzision
- Vorbereitung und Bindung von Materialien für Meetings nach Bedarf
- Event Coordination & Internal Engagement:
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung interner Events (Team-Drinks, Mittagessen, Feiern, Away Days)
- Gelegentliche Unterstützung des breiteren PA-Teams bei der Logistik von Unternehmensveranstaltungen
- Office & Admin Support
Anforderungen
- Nachweisliche Erfahrung (mindestens 3 Jahre) in einer ähnlichen PA- oder Teamassistentenrolle im Finanz-, Beratungs- oder professionellen Dienstleistungssektor
- Exzellente Kenntnisse von Outlook, PowerPoint und Excel
- Erfahrung mit Concur (oder ähnlicher Ausgaben-Software)
- Hohes Maß an Genauigkeit, Aufmerksamkeit für Details und Diskretion
Über Sie
- Ausgesprochen organisiert und in der Lage, mehrere Prioritäten unter Druck zu bewältigen
- Personabel und professionell, mit starken schriftlichen und verbalen Kommunikationsfähigkeiten
- In der Lage, effektiv mit einer Vielzahl von Persönlichkeiten und Senioritätsstufen zusammenzuarbeiten
- Ein wahrer Teamplayer, bereit, sich einzubringen und dort zu helfen, wo benötigt
- Proaktiv und lösungsorientiert, mit einer "Kann-do"-Einstellung
- Selbstbewusst, poliert und diskret bei der Handhabung sensibler Informationen
Sonstiges
- Als Teil des breiteren Support-Teams wird von Ihnen erwartet, dass Sie zur reibungslosen Funktionsweise des Londoner Büros beitragen, indem Sie bei Abwesenheiten aushelfen und zusätzliche Stunden übernehmen, wenn benötigt
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind in dieser kollaborativen, schnelllebigen Umgebung von entscheidender Bedeutung
Jobdetails
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