Receptionist | Administrative Assistant

Aufgaben

• Dient als willkommener und zuverlässiger Ansprechpartner für das Büro, arbeitet ungestört als Teil eines globalen, multinationalen Vendor-Management-Teams (oder Teams), um unsere Studenten und Partner zu unterstützen und für Kollegen und Kunden zu koordinieren.
• Erbringt durchdachte, hochwertige Unterstützung für den CRO Manager, den Head QMS Lead und deren Back-Office-Service, einschließlich E-Mail-Korrespondenz, Kundenkommunikation und Terminplanung.
• Aspekte des Mitarbeiterservice, einschließlich Empfang, Anrufe und Voicemail, Post, Kalender, Büroverwaltung, Aktenverwaltung, Sicherheit und Dateiverwaltung sowie kleine Arbeitsaufträge mit Systemen, Verfahren und Ressourcenverwaltung.
• Unterstützt die Umsetzung von Verbesserungen der betrieblichen Gesundheit und Sicherheit, sowohl im Büro als auch bei Einsätzen, und leitet Projektaktivitäten in Abstimmung mit dem Health & Safety Manager.
• Erledigt und schließt allgemeine administrative Büroarbeiten, Ablage, Rechnungsstellung und datenbankbezogene Arbeiten ab.
• Empfang und Bürodienstleistungen:
  • Begrüßt Kunden und Besucher herzlich und stellt sicher, dass ein professionelles, willkommendes und qualitativ hochwertiges Gästenerlebnis geboten wird.
  • Koordiniert eingehende, ausgehende und Besprechungsraum- sowie Telefonanfragen.
  • Unterstützt den Kalender, die Verwaltungsaufgaben und Veranstaltungen des Head QMS Leads.
  • Verwaltet und verwaltet sowohl Reisebuchungen, den Kalender als auch die Datenbank.
  • Koordiniert eingehende Lieferanten mit Kunden, Auftragnehmern und Besuchern.
  • Nimmt elektrische Dienste entgegen, einschließlich der Terminverwaltung.
  • Unterstützt den CRO Manager bei bestimmten Kundenantworten und externen Abrechnungen gemäß den Richtlinien.
  • Nimmt Besucher entgegen und beantwortet alle Anfragen der Kundenbüros, überbringt Nachrichten und bietet Unterstützung nach Bedarf.
  • Stimmt Konten und Rechnungen mit Kunden/Partnern ab – dokumentiert Transaktionen, erstellt Kostendaten und stellt Informationen bereit, die die Finanzabteilungen, die Prüfung und gesetzliche Anforderungen unterstützen, sofern erforderlich.
  • Bereitet internes und ausgehendes Material für den täglichen Betrieb des Büros vor und verteilt es.
• Gesundheit und Sicherheit:
  • Unterstützt den CRO Manager bei der Aufrechterhaltung einer sicheren und gesunden Arbeitsumgebung, einschließlich der Durchführung routinemäßiger Prüfungen.
  • Überwacht und aktualisiert Aufzeichnungen für den Brandschutzplan, Feuerübungen und Sicherheitsequipment.
  • Hilft bei der Einhaltung der Vorschriften im Arbeitsbereich, bei Schutzausrüstung und Risikomanagement.
  • Tausch und Anordnung der Räumlichkeiten.
  • Auswertung von Daten zur allgemeinen Bereitstellung von PSA für Mitarbeiter.
• Verwaltung und Änderungen:
  • Unterstützt den CRO Manager bei Lageraustauschen, Änderungen und Materialänderungen.
  • Hilft bei der Erfassung und Ablage von Ausrüstung aus dem Büro, der Gebäudeentwicklung und Projekten.
• Veranstaltungsmanagement:
  • Organisiert sorgfältig Bürositzungen, einschließlich Freiwilligen- und allgemeiner Programme, für Kunden- und Geschenkpakete.
  • Unterstützt Türen und Böden für von Kunden empfangene Initiativen, in Zusammenarbeit mit anderen Büros, wo Möglichkeiten bestehen.
• Finanzen:
  • Hilft bei der Genehmigung von Bestellscheinen.
  • Führt gesetzliche und unterstützende Konten regelmäßig innerhalb des Netzwerks und der Finanzdatenbank durch.
  • Halte Lagerprotokolle und Aufzeichnungen auf Abruf aufrecht.