Receptionist

Stellenbeschreibung

Aufgaben

• Der Receptionist sorgt für ein nahtloses, luxuriöses Erlebnis, das den Standards der Fünf-Sterne-Hospitalität entspricht.
• Der Receptionist bietet professionelle und klientenzentrierte Empfangs-, Telefonzentralen-, Reise- und Verwaltungsdienste an.

Hauptaufgaben

1. Klienten- und Management-Dienste

• Öffnen und Schließen des Empfangsbereichs
• Sicherstellung einer ständigen Besetzung des Empfangsbereichs und der Telefonzentrale während der Öffnungszeiten
• Persönliche Begrüßung von Klienten und Besuchern (Begleitung zu Sitzplätzen, Getränke anbieten und servieren)
• Verwaltung von Click & Share und Bereitstellung von WLAN-Zugang auf Anfrage
• Zurücksetzen der Lounges nach dem Verlassen der Klienten (reinigen, aufräumen, auffüllen und lüften)
• Tägliche Inspektion des Klienten- und Executive-Bereichs (Pflanzen, Blumen, Broschüren) und Sicherstellung von Sauberkeit und Vorräten

2. Administrative Unterstützung

• Organisation und Buchung von Besprechungsräumen
• Empfang von externen Besuchern und Ausstellung von Ausweisbändern
• Führen von Statistiken (Anzahl von Klienten/Besuchern und Verbrauchsmaterialien)
• Koordination mit Facility-Management oder Instandhaltung für Reparaturen (Stühle, Beleuchtung, Türen, Aufzug, Lärm, Belüftung usw.)
• Koordination mit Reinigungsdiensten bei Bedarf
• Vorbereitung von "Willkommen-Paketen" und Organisation von Einführungstagen
• Teilnahme an Marketingprojekten (saisonale Dekorationen, Uniformen, Verteilung von Unternehmensbildern usw.)
• Unterstützung bei verschiedenen administrativen Aufgaben wie Hotelzimmerbuchung
• Wahrnehmung von Kassenaufgaben für die Finanzabteilung
• Sicherstellung, dass alle Vorräte in den Lounges verfügbar sind (Taschentücher, Notizblöcke, Stifte, Umschläge), bei Bedarf Nachfüllen von Broschüren und Reinigen von Fenstern

3. Hospitality-Dienste

• Verwaltung von Getränkevorräten (Wasser, Saft, Kaffee, Tee) und Annehmlichkeiten (Kekse, Schokolade, Fruchtpasten)
• Organisation, Verwaltung und Bestellung von Frühstücken/Mahlzeiten für Besprechungen auf Anfrage
• Kontakt und Anfrage von Angeboten bei verschiedenen Caterern/Lieferanten und Nachverfolgung (Bestellungen, Lieferung, Rechnungsstellung)
• Einrichtung von Lounges/Besprechungsräumen + Service (Empfang von Lieferungen, Einrichtung und Abbau nach Veranstaltungen). Wiederherstellung des Raums und Reinigen des Geschirrspülers

Anforderungen

• Frühere Erfahrung als Receptionist, Front-Desk-Mitarbeiter oder administrative Unterstützung
• Professionelles und einladendes Auftreten mit starken zwischenmenschlichen Fähigkeiten
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Aufmerksamkeit für Details und Fähigkeit, mehrere Aufgaben in einer schnelllebigen Umgebung zu bewältigen
• Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, mit einer höflichen und effizienten Herangehensweise
• Beherrschung von MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und Vertrautheit mit Bürogeräten (Faxen)
• Fließende Sprachkenntnisse in Französisch und Englisch
• Serviceorientiert, flexibel, zuverlässig und ein starkes Teammitglied

Wir bieten