Stellenangebot

Senior Executive Assistant 100%, Geneva, (f/m/d)

Der Senior Executive Assistant unterstützt den Co-Market Head Schweiz in Genf und bietet umfassende administrative und operative Unterstützung, um den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts sicherzustellen. Die Stelle erfordert eine erfahrene, diskrete und ergebnisorientierte Fachkraft mit ausgezeichneten organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten.

Ausland

Julius Bär Gruppe AG

100%

Stellenbeschreibung

Aufgaben

Manage den Kalender des Co-Market Head proaktiv: Termine planen, Prioritäten setzen und Konflikte lösen
Agenden, Briefing-Materialien, Präsentationen (PowerPoint/Excel) und Gesprächspunkte für interne und externe Meetings vorbereiten
Reisearrangements organisieren, einschließlich Itinerarien, Visabestimmungen wenn erforderlich, Unterkünfte und Spesenabrechnung
Als Gatekeeper fungieren: Anrufe und E-Mails filtern, sensible Korrespondenz bearbeiten und zeitnahe Nachverfolgung sicherstellen
Strengste Vertraulichkeit in allen Angelegenheiten wahren
Schlüsselindikatoren (KPIs) für die Genfer Niederlassung überwachen; wöchentliche/monatlische Berichte zusammenstellen
Interne Governance-Prozesse erleichtern: regionale Management-Komitee-Treffen organisieren, Aktionspunkte verfolgen und Sitzungsprotokolle und -nachverfolgungen führen
Als Verbindung zwischen Hauptsitz und Genfer Niederlassung fungieren, um die Ausrichtung an Richtlinien, Kommunikation und Veränderungsinitiativen sicherzustellen
Bei der Umsetzung lokaler Wachstumsstrategien unter der Anleitung des Co-Market Head unterstützen
Möglichkeiten für Prozessverbesserungen und digitale Transformation identifizieren
Mit allen wichtigen internen Interessengruppen zusammenarbeiten, einschließlich der Abteilungen Compliance und Recht, wenn erforderlich, insbesondere im Hinblick auf Dokumentation und Genehmigungen

Anforderungen

Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Internationalen Beziehungen oder einem verwandten Feld
Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Führungsassistenz- oder Geschäftskoordinierungsrolle, vorzugsweise

Kompetenzen

Initiative & Problemlösung: Antizipiert Bedürfnisse und schlägt Lösungen ohne ständige Überwachung vor
Kommunikationsfähigkeiten: Klar, präzise und diplomatisch in der Kommunikation auf allen Ebenen und Kulturen
Teamzusammenarbeit: Arbeitet sowohl selbstständig als auch als Teil von funktionsübergreifenden Teams
Diskretion & Integrität: Handhabt vertrauliche Informationen mit höchster Sensibilität und Vertrauenswürdigkeit