Stellenangebot

Senior Executive Assistant 100%, Zürich, (f/m/d)

Die Julius Baer Gruppe sucht einen Senior Executive Assistant (100%, Zürich) als rechte Hand des Co-Market Head Switzerland, um administrative und operative Unterstützung zu leisten. Der ideale Kandidat ist ein erfahrener, diskreter und ergebnisorientierter Profi mit mindestens 5 Jahren Erfahrung in einer ähnlichen Rolle.

Zürich

Julius Bär Gruppe AG

100%

Aufgaben

Manage des Kalenders des Co-Market Head proaktiv: Termine planen, Prioritäten setzen und Konflikte lösen
Vorbereitung von Agenden, Briefing-Materialien, Präsentationen (PowerPoint/Excel) und Redetexten für interne und externe Meetings
Organisation von Reisearrangements, einschließlich Reiserouten, Visaanforderungen, Unterkünften und Spesenabrechnung
Funktion als Gatekeeper durch Anrufe und E-Mails filtern, sensible Korrespondenz bearbeiten und zeitnahe Nachverfolgung sicherstellen
Funktion als Bindeglied zwischen der Zentrale und dem Genfer Büro, um die Ausrichtung auf Richtlinien, Kommunikation und Veränderungsinitiativen sicherzustellen
Zusammenarbeit mit allen wichtigen internen Stakeholdern, einschließlich der Compliance- und Rechtsabteilungen, insbesondere im Hinblick auf Dokumentation und Genehmigungen
Überwachung von Schlüsselleistungsindikatoren (KPIs) für die Genfer Niederlassung; Erstellung wöchentlicher/Monatsberichte
Erleichterung interner Governance-Prozesse: Organisation von regionalen Management-Komitee-Sitzungen, Verfolgung von Aktionspunkten und Aufrechterhaltung von Sitzungsprotokollen und Nachverfolgung
Unterstützung bei der Umsetzung lokaler Wachstumsstrategien unter der Anleitung des Co-Market Head
Identifizierung von Möglichkeiten für Prozessverbesserungen und digitale Transformation
Strengste Vertraulichkeit aller Angelegenheiten wahren

Anforderungen

Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Internationalen Beziehungen oder einem verwandten Feld
Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Funktion als Executive-Assistant oder Business-Koordinator, vorzugsweise
Initiative & Problemlösung: Bedürfnisse antizipieren und Lösungen vorschlagen, ohne ständige Aufsicht
Kommunikationsfähigkeiten: Klar, prägnant und diplomatisch kommunizieren auf allen Ebenen und in verschiedenen Kulturen
Teamzusammenarbeit: Unabhängig und als Teil von cross-funktionalen Teams arbeiten
Discretion & Integrity: Vertrauliche Informationen mit äußerster Sensibilität und Vertrauenswürdigkeit behandeln