Senior Executive Assistant

Aufgaben

Die Stelle als Senior Executive Assistant erfordert eine erfahrene, diskrete und ergebnisorientierte Persönlichkeit. Zu den Aufgaben gehören:

• Proaktives Management des Kalenders des Co-Market Head
• Vorbereitung von Agenden, Briefing-Materialien, Präsentationen und Redetexten für interne und externe Meetings
• Organisation von Reisearrangements, einschließlich Reiserouten, Visaanforderungen, Unterkünften und Spesenabrechnungen
• Screening von Anrufen und E-Mails, Bearbeitung sensibler Korrespondenz und Sicherstellung einer zeitnahen Nachverfolgung
• Funktion als Schnittstelle zwischen der Zentrale und dem Genfer Büro, um eine Ausrichtung auf Richtlinien, Kommunikation und Veränderungsinitiativen sicherzustellen
• Zusammenarbeit mit allen wichtigen internen Stakeholdern, einschließlich der Compliance- und Rechtsabteilungen, insbesondere im Hinblick auf Dokumentation und Genehmigungen
• Überwachung von Schlüsselleistungsindikatoren (KPIs) für die Genfer Niederlassung, Erstellung wöchentlicher und monatlicher Berichte
• Unterstützung bei der Umsetzung lokaler Wachstumsstrategien unter der Anleitung des Co-Market Head
• Identifizierung von Möglichkeiten für Prozessverbesserungen und digitale Transformation
• Wahrung der strengen Vertraulichkeit aller Angelegenheiten

Anforderungen

Für diese Stelle werden folgende Anforderungen gestellt:

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Internationalen Beziehungen oder einem verwandten Feld
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Rolle als Executive Assistant oder Business-Koordinator, vorzugsweise
• Initiative und Problemlösungsfähigkeit: Antizipation von Bedürfnissen und Vorschlag von Lösungen ohne ständige Aufsicht
• Kommunikationsfähigkeit: Klar, prägnant und diplomatisch kommunizieren auf allen Ebenen und in verschiedenen Kulturen
• Teamzusammenarbeit: Gute Zusammenarbeit sowohl unabhängig als auch als Teil von cross-funktionellen Teams
• Diskretion und Integrität: Vertrauliche Informationen mit äußerster Sensibilität und Vertrauenswürdigkeit behandeln

Wir bieten

Die Stelle bietet die Möglichkeit, in einem dynamischen und vielfältigen Umfeld zu arbeiten und sich als Teil eines Teams zu engagieren, das sich für Exzellenz und Kundenorientierung einsetzt.