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Senior Fiduciary Officer

Der Senior Fiduciary Officer ist für die Verwaltung von Treuhand- und Fondsstrukturen verantwortlich, einschließlich der Eröffnung von Konten, der Verarbeitung von Transaktionen und der Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien. Der Mitarbeiter wird auch mit der Überprüfung von Kundenunterlagen, der Kommunikation mit externen Einheiten und der Durchführung von Sonderprojekten betraut sein.

Ausland

UKG (Ultimate Kronos Group)

100%

Stellenbeschreibung

Aufgaben

Assistenz bei der Eröffnung interner und externer Bank-/Investmentkonten im Rahmen des neuen Geschäftsprozesses;
Sicherstellung der ordnungsgemäßen Verwaltung aller Treuhand- und Fondsstrukturen gemäß den Abteilungsvorschriften bezüglich Kundenanweisungen, Genehmigungsebenen, Geldüberweisungen, Bargeldtransaktionen, Abonnements, Rücknahmen, Vermögensübertragungen, Liquidationen, Schließung von Strukturen und genaue Aufzeichnungen;
Bei Bedarf Interaktion mit Drittanbietern zur Durchführung von NAV, Administration, RTA, Audit und anderen relevanten Fondsdienstleistungen;
Vorbereitung und Verarbeitung aller erforderlichen Dokumente, einschließlich Kontenformulare, Weisungen, Protokolle und Beschlüsse für alle Kontenöffnungen/-schließungen für bestehende Strukturen;
Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente, einschließlich Weisungen, Vollmachten, Beschlüsse und Protokolle, falls erforderlich;
Vorbereitung aller Dokumente im Zusammenhang mit Investitionstätigkeiten, einschließlich Weisungen, Beschlüsse, Abonnementdokumente und Form W-8 Ben;
Einhaltung aktueller Richtlinien und Verfahren sowie Betriebsabläufe zur Steigerung der Effizienz und Minderung möglicher Risiken;
Überprüfung aller neuen Strukturdokumente für potenzielle Treuhand-, Gesellschafts- und Fondsclients, um sicherzustellen, dass Antragsformulare ordnungsgemäß ausgefüllt sind, alle Vereinbarungen korrekt bezeugt sind und alle anderen anwendbaren Dokumente bereitgestellt werden;
Verantwortung für Governance und Aufsicht über die Fonds aus Sicht von Audit, Compliance, Recht und Reputationsrisiko;
Verarbeitung von Transaktionen für die Struktur, einschließlich Ausschüttungen und Kreditfazilitäten, und Sicherstellung, dass alle erforderlichen Treuhandweisungen, unterstützenden Dokumente und Gesellschaftsbeschlüsse vorliegen, um die Aktivität zu unterstützen;
Assistenz bei der Durchführung von Treuhand- und Fondsprüfungen gemäß der Richtlinie und Verfahrensweise für Kontenprüfungen;
Sicherstellung der ordnungsgemäßen Ablage von Gesellschafts-, Fonds- und Treuhandprüfungsdokumenten in Microgen;
Sicherstellung der ordnungsgemäßen Kommunikation mit der Gebührenabrechnung bezüglich aller Kontenaktivitäten;
Allgemeine Verantwortung für die Einrichtung, Änderung und Schließung von Abrechnungen, falls erforderlich;
Empfang und zeitnahe Abwicklung von Bargeld, das von den Buchungszentren eingegangen ist, falls erforderlich;
Kontakt mit Fiduciary Relationship Officers (FRO) zur Einziehung ausstehender Gebühren;
Aktualisierung von Treuhand-, Gesellschafts- und Fondsinformationen in Microgen;
Führung von Direktoren- und Anteilseignerregistern und anderen statutarischen Aufzeichnungen;
Kontakt mit dem Registrar of Companies für korporative und/oder Fondsdokumenten-Einreichungen und -anfragen (z.B. Certificate of Good Standing);
Kontakt mit der Securities Commission of The Bahamas für Einreichungen, die für die Errichtung eines Fonds erforderlich sind, und zur Erfüllung jährlicher regulatorischer Anforderungen.
Untersuchung von Anfragen und/oder Bedenken, die von FRO oder von Kunden oder Beziehungspersonal eingegangen sind, durch gründliche Recherche der Klientenakte und Vorbereitung einer angemessenen Antwort und einer schriftlichen Rückmeldung, falls erforderlich;
Während der Überprüfung von Klientenakten Sicherstellung, dass fehlende relevante Treuhand-, Gesellschafts- oder Fondsdokumente von FROs, falls erforderlich, beschafft werden;
Sicherstellung, dass relevante Dokumente in strikter Übereinstimmung mit IBTB- oder IBTC-Standard (jeweils anwendbar) stehen, dass Kundeninformationen ordnungsgemäß überprüft werden und dass Kundenanforderungen bestätigt und ausgeführt werden;
Assistenz bei der Recherche für Treuhand-/Gesellschafts-/Fondsangelegenheiten anhand von E-Mails, Faxen oder Fiduciary-/Fonds-Workflow-Anfragen;
Hauptverantwortung für die Verwaltung und Erledigung von Sonderprojekten innerhalb der Abteilung;
Tägliche administrative Unterstützung des FRO oder Teamleiters, falls erforderlich, z.B. Treuhand-Recherche, Vorbereitung allgemeiner Korrespondenz usw.
Einhaltung regulatorischer, Compliance-, Anti-Geldwäsche- und Anti-Terror