Senior Receptionist / Front of House (Maternity Contract)

Stellendetails

• Startdatum: flexibel
• Standort: London Office
• Arbeitszeiten: Montag – Donnerstag, 08.00 – 17.00
• Reporting to: Office Manager / Head of Support

Aufgaben

• Bereitstellung eines herzlichen und professionellen Willkommens für alle Gäste, Kunden und Besucher bei der Ankunft
• Unverzügliche Benachrichtigung der relevanten Mitarbeiter über Gästeankünfte und Verwaltung aller Besucheran- und -abmeldungen
• Verwaltung der Zubereitung und des Servierens von Erfrischungen sowie Zusammenarbeit mit dem Catering-Personal bei Bedarf
• Sicherstellung, dass der Empfangsbereich und die Besprechungsräume einwandfrei gepflegt und vollständig mit Schreibwaren und aktuellen Marketingmaterialien bestückt sind
• Tägliche Auffüllung des Vorrats in der Kundenküche, dem Breakout-Room und dem Schreibwarenschrank sowie proaktive Bestellung, wenn dies als notwendig erachtet wird
• Wartung einer organisierten Präsentation aktueller Marketingbroschüren, Zeitungen und Fachpublikationen
• Aufbau aller AV- und Videokonferenzgeräte (VC) für Meetings; Sicherstellung, dass der Raum rechtzeitig bereitsteht und funktionsfähig ist
• Übernahme der Verantwortung für das Besprechungsraum-Buchungssystem, um eine effiziente Nutzung, Freigabe von Räumen und die Vermeidung von Zeitplan-Konflikten zu gewährleisten
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen, einschließlich Mitarbeiter-Mittagessen, Offsites und Kundenunterhaltung
• Effiziente und genaue Verwaltung aller eingehenden und ausgehenden Post, Kurierdienste und Lieferungen
• Kontinuierliche Überprüfung und Verbesserung der Front-of-House-Prozesse zur Steigerung der Effizienz und der Markenpräsentation
• Unterstützung bei ad-hoc-Verwaltungsaufgaben für Gäste und Mitarbeiter, einschließlich Kopieren, Scannen, Ablage und Erledigung allgemeiner Botengänge
• Verwaltung der Besucheranmeldeprozesse gemäß den Sicherheitsprotokollen, einschließlich der Ausgabe von Besucher-Büropässen
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, einschließlich Büroführungen, Vorstellungsrunden und Koordination mit der Gebäudeverwaltung oder externen Dienstleistern, wenn erforderlich
• Zusammenarbeit mit dem Office Manager, um den reibungslosen Betrieb des Empfangsbereichs sicherzustellen

Anforderungen

• Praktische Erfahrung mit IT-Büroausrüstung
• Verständnis und Respekt für die Bedeutung der Diskretion innerhalb der Rolle
• Feste schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Ausgezeichnete Effizienz und Organisationstalent
• Professionelle Erscheinung zu allen Zeiten
• Multitasking- und Zeitmanagementfähigkeiten, mit der Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren
• Hohe Qualität der Kundenorientierung
• Ausgezeichnet organisiert und in der Lage, mehrere Prioritäten unter Druck zu verwalten
• Professionelle Persönlichkeit mit starken schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten
• Fähigkeit, effektiv mit einer Reihe von Persönlichkeiten und Hierarchieebenen zusammenzuarbeiten
• Echter Teamplayer, bereit, bei Bedarf einzuspringen und zu helfen
• Proaktiv und lösungsorientiert, mit einer „can-do"-Einstellung
• Selbstbewusst, poliert und diskret bei der Behandlung sensibler Informationen